- A sangria é uma operação que ocorre de forma não programada para a retirada de dinheiro em excesso que está guardado no caixa do ponto de venda.
- O principal objetivo da retirada é transferir o dinheiro para um local mais seguro e, dessa forma, facilitar a contagem do faturamento do dia.
- Embora a sangria seja feita para melhorar a segurança e a organização, ela também pode ser feita de acordo com outras necessidades do comércio.
- Para deixar o processo mais seguro, é possível determinar ações para diminuir o número de sangrias diárias e a tecnologia pode ajudar nessa hora.
Quem lida com varejo, principalmente com as operações de caixa, certamente está familiarizado com o termo “sangria de caixa”. Essa é uma boa forma de retirar o dinheiro excedente que foi arrecadado, para evitar que ele se perca ou seja subtraído, deixando somente o necessário para o troco. Se o montante adquirido for bastante, o procedimento pode ser feito em vários momentos do dia.
Realizar a sangria do caixa é uma boa forma de manter as finanças bem organizadas e em segurança. Não é à toa que diferentes segmentos de negócio exploram esse recurso em seu dia a dia para ajudar no controle do dinheiro arrecadado ao longo das jornadas de trabalho. Quem administra essas operações deve se lembrar das retiradas e saber como somá-las.
Para ajudar na realização das operações de retirada, os administradores podem adotar alguns métodos e noções que os ajudem a fazê-la de forma mais eficiente. Abaixo, veremos algumas dicas sobre os momentos mais adequados para fazer a sangria e quais são as melhores formas de fazer o recolhimento de dinheiro da gaveta do caixa.
O que é Sangria de Caixa?
A sangria é a retirada de dinheiro não programada do caixa. É uma operação que pode ser feita sempre que for necessário, como, por exemplo: quando houver muito dinheiro guardado, no fechamento de um caixa, ao final de um turno, ou quando surge uma necessidade, durante o expediente, para fazer compras de insumos e materiais para o estabelecimento.
A retirada precisa ser feita para calcular a entrada e saída de dinheiro. Portanto, quando demora a ser realizada, pode dificultar o cálculo do lucro e do prejuízo, o que significa que a sangria deve ser efetuada de acordo com a demanda de cada estabelecimento, mas precisa manter uma certa regularidade para que ocorra de forma eficiente.
Quando a sangria é feita para contabilizar os valores da retirada, é necessário compará-los com os valores registrados nos relatórios emitidos pelo caixa. Ambos devem ser iguais. Se houver diferença, ocorre a famosa “quebra”, sendo que, nas ocasiões em que o valor contabilizado é menor do que o do relatório, a quebra é negativa, e quando é maior, é positiva.
Nas situações em que a quebra negativa é constatada, fica mais fácil para o estabelecimento verificar se o prejuízo foi causado por devolução errada de troco, furtos, algum tipo de fraude ou qualquer outra espécie de erro ou irregularidade que pode ter ocorrido durante o turno de trabalho ou mesmo na hora de fechar o caixa.
Quando é Necessário fazer uma Sangria de Caixa
O momento principal para se fazer uma sangria é quando há uma grande quantia guardada no caixa. Embora muitas pessoas hoje optem por formas de pagamento em que o dinheiro vai diretamente para a conta no banco, a compra em espécie ainda é muito utilizada e, por isso, a operação de retirar o dinheiro pode se fazer necessária a qualquer momento.
Isso precisa ser feito para evitar a ação de pessoas más intencionadas, que podem subtrair o dinheiro por meio de roubos ou furtos, e também para garantir que o estabelecimento não se exponha a riscos desnecessários. A sangria também pode ser feita durante o fechamento de um caixa com o objetivo de contabilizar o fluxo antes do fim do expediente.
Na verdade, esta operação não se trata de algo excepcional. O recolhimento do dinheiro é parte do dia a dia de vários tipos de comércio e pode ser feito em qualquer circunstância em que houver necessidade, desde as mais corriqueiras até as mais extraordinárias, como fazer uma retirada para poder repassar o pagamento a um fornecedor, por exemplo.
Como fazer uma Sangria de Caixa?
O alívio no caixa não é algo programado. Quando há um grande valor em dinheiro guardado, é importante fazer sua retirada como forma de precaução para não perdê-lo. Quando a operação é realizada, ela precisa ser registrada de alguma maneira por quem a executou, seja manual ou digitalmente.
O dinheiro precisa ser levado para um local seguro, como um tesouro ou caixa central. Ali, é necessário calcular o lucro e as devidas anotações devem ser feitas para não haver problemas na hora de contabilizar as finanças. Deve-se levar em conta todo o dinheiro que entrou, somar as despesas, guardar os comprovantes e protegê-los em algum local, de preferência, em um envelope lacrado, para facilitar na organização.
Devido ao risco de guardar muito dinheiro dentro de um ponto de vendas, é importante manter um sistema de gestão integrada para ajudar a armazenar todas as informações em um local onde possam permanecer verificáveis e também para proteger as finanças. Isso facilita bastante a sangria do caixa e torna o processo mais organizado e seguro.
Como Tornar o Processo Seguro
Embora seja uma etapa importante para a loja controlar a entrada do dinheiro e ter segurança, a sangria está sempre sujeita a riscos. Se o procedimento for feito sem a supervisão necessária, podem ocorrer erros na hora da contagem do dinheiro e, além disso, pode haver violações.
Uma boa dica é buscar alternativas para diminuir a sangria ou investir em soluções mais práticas para ela. Entre algumas opções possíveis, podemos destacar as seguintes:
- Alugar espaço no varejo: Se há alguma parte ociosa ou de menor fluxo no estabelecimento, é possível alugá-la para um segmento menor de negócios, como venda de chinelos, salgados, chaveiro, etc. Isso pode fazer com que parte da sua arrecadação caia direto na conta do banco, evitando transações monetárias desnecessárias no estabelecimento.
- Facilitar a devolução de troco: A falta de troco é uma causa recorrente de quebra no caixa. A empresa pode buscar alternativas quanto a isso. Afinal, hoje em dia, há inclusive aplicativos que permitem devolver o dinheiro para o cliente através de transferências bancárias, pagamentos, recargas e uso no estabelecimento. Isso também ajuda o operador de caixa em sua função e desburocratiza o atendimento.
- Saques direto no caixa: Muitos brasileiros são desbancarizados, portanto, o dinheiro ainda é um recurso muito utilizado no país. Uma das opções que a empresa tem a seu favor é o Sled Saque, que transforma o caixa em um local de saque, tornando-se uma opção para o dia a dia dos lojistas e possibilitando a diminuição das sangrias.
Como Otimizar o Processo
Por ser algo rotineiro e até mesmo arriscado, o processo precisa ser rápido e eficiente para que ocorra com maior segurança. Um dos recursos que pode ajudar é a tecnologia, que possibilita fazer o registro das informações necessárias de forma automatizada, o que também irá facilitar a organização do conteúdo armazenado.
Ao estabelecer um sistema integrado, onde todas as informações podem ser computadas e facilmente verificadas, a empresa pode arquivar os dados de forma mais adequada. Inclusive, ela pode optar até mesmo por um sistema mais completo, em que é possível cadastrar elementos mais aprofundados, como as retiradas do caixa, por exemplo.
O comerciante que quer tornar o processo de sangria mais seguro deve considerar a integração do sistema. Afinal, através da organização da retirada, o operador de caixa corre menos risco de cometer quebras, tornando o processo menos arriscado para a empresa.
Conclusão
A sangria de caixa é um processo de rotina no varejo e é feita de forma não programada. A intenção em fazê-lo é evitar furtos e fraudes e facilitar a contabilidade da entrada e saída de dinheiro do estabelecimento ao longo do dia. Normalmente é feita quando há excesso de verba no caixa, mas pode ser feita em qualquer situação em que haja necessidade.
O dinheiro do caixa precisa ser encaminhado para um local onde haja segurança e deve ser guardado de forma fácil de ser organizado para que não corra nenhum risco. Também é necessário fazer anotações adequadas para certificar-se de que o estabelecimento teve lucro ou até mesmo prejuízo. Um sistema de gestão integrado pode ajudar a lidar com esse tipo de demanda.
Uma das formas de tornar o processo mais seguro é diminuir as operações de sangria, mas, para isso, o comerciante deve fazer adaptações no seu ponto de venda, como incluir um aluguel de uma pequena parte de seu espaço, usar aplicativos que oferecem troco digitalmente ou adaptar os caixas para que eles se tornem pontos de saque de dinheiro.
A tecnologia é a melhor forma de otimizar as sangrias, pois automatiza o processo, tornando-o mais organizado, com mais informações, além de ser facilmente verificável. Isso permite evitar quebras por falta de informações precisas, o que, na prática, representa diminuição no prejuízo.
