- Para otimizar o fluxo de caixa, a empresa precisa fazer uma análise frequente da entrada e saída do dinheiro, trabalhar em equipe e usar novas tecnologias.
- É um trabalho complexo que envolve identificar os ganhos e despesas de um estabelecimento e prevenir-se de possíveis prejuízos que possa vir a sofrer.
- Otimizar o fluxo de caixa é fundamental para que a empresa consiga definir o seu planejamento de metas e identifique os erros que geram perda de dinheiro.
- Além do mais, isso também pode ajudar a empresa a ajustar o seu mix de produtos de acordo com o perfil do cliente e a melhorar a gestão de estoque.
A saúde financeira de um negócio depende totalmente de um fluxo de caixa bem organizado.
Calcular a entrada e a saída de dinheiro ajuda a manter o controle dos recursos, avaliar qual é a receita e planejar a quitação de despesas, compras e demais gastos que uma empresa precisa fazer no seu cotidiano.
Tudo isso é vital para definir os rumos das atividades empresariais e, portanto, esse cálculo não pode, de forma alguma, estar sujeito a qualquer tipo de erro, pois isso pode ser altamente comprometedor.
Para isso, é preciso criar planilhas bem organizadas e usar tecnologias que ajudem a fazer os cálculos, além de evitar fazer as coisas de forma desordenada.
Nesses cálculos deve constar tudo aquilo que a empresa embolsou e tudo o que ela deverá pagar ou investir. Por isso, é fundamental que o controle seja muito bem feito, pois lidar com muito dinheiro sem nenhuma organização quase sempre resulta em prejuízo.
Pensando em todos os desafios com os quais o comerciante deve lidar, falaremos neste texto sobre algumas formas de otimizar o fluxo de caixa e o que deve ser levado em conta para que ele fique bem organizado.
7 Dicas para Otimizar o Fluxo de Caixa
O comerciante verá que fazer o fluxo de caixa é um trabalho muito difícil de ser feito sem a assistência de uma equipe e o uso de métodos adequados e tecnologia.
Uma empresa precisa de fazer muitas movimentações e é quase impossível que ela consiga fazer tudo de cabeça sem perder o controle da situação.
Portanto, um fluxo adequado nada mais é do que organizar as funções do estabelecimento. Vejamos como fazer isso nos tópicos a seguir:
1- Organize o fluxo de caixa
Organizar o fluxo de caixa envolve, em primeiro lugar, a definição de um período para realizar uma análise.
Ela pode ser feita semanalmente ou mensalmente. Isso fica a critério da empresa e depende de qual for a frequência mais adequada ao seu modelo de negócio. A periodicidade será determinada de acordo com os pontos que a empresa pretende analisar.
Independente do período estipulado, o ideal é não esperar muito para fazer este levantamento para que as informações importantes não passem despercebidas.
Após determinar o tempo, é necessário estabelecer um método para identificar as receitas e despesas da empresa para facilitar o levantamento das perdas e ganhos.
2- Organize a receita e as despesas
Criar categorias para as receitas e despesas ajuda a empresa a conseguir ordenar seus ganhos e gastos, o que contribui para um avaliar melhor o que está funcionando bem e o que precisa mudar no estabelecimento.
É importante definir os principais pontos sem nenhum exagero. Caso contrário, ficará muito difícil fazer uma avaliação daquilo que realmente é necessário.
Entre algumas categorias importantes a serem levadas em conta, estão:
- Custos
- Receitas
- Despesas
- Impostos
- Folha salarial
- Investimentos
3- Antecipe os gastos fixos
Toda empresa possui gastos com impostos, reposição de material, produtos e folha de pagamento, entre outros, que representam um valor fixo que ela deverá desembolsar mensalmente.
Esse valor precisa estar bem calculado para que seja possível planejar os valores que precisará desembolsar a cada mês.
Ao verificar este valor, o comerciante poderá ver se os gastos variáveis, isto é, aqueles que se alteram mensalmente, estão sob controle ou se estão aumentando além do planejado.
Ao ter uma noção de um valor médio que a empresa precisa pagar todo mês, ela pode planejar gastos ou investimentos maiores quando for necessário.
Ou seja, dessa forma é possível evitar surpresas desagradáveis.
4- Antecipe os ganhos
Da mesma forma que a empresa pode antecipar os gastos fixos, ela também pode prever alguns ganhos que terá nos meses seguintes.
Uma empresa pode ter retornos de investimentos realizados, recebimento de compras feitas a prestação, entre outros valores que podem ser embolsados em médio ou longo prazo.
Ao fazer um levantamento desses valores, a empresa consegue ter informações importantes para criar um bom planejamento e organizar o seu fluxo de caixa.
5- Utilize um sistema de gestão financeira
Agora que falamos um pouco do planejamento, é preciso também destacar as tecnologias que podem ser utilizadas para ajudar a organizar o fluxo de caixa. Uma das melhores opções é o sistema de gestão financeira.
Como solução, muitos utilizam o Excel ou similares, mas o lado ruim de programas desse tipo é que a empresa acaba criando dependência de um único tipo de arquivo e isso pode ser um risco, principalmente se ela perder o acesso a esse formato de alguma forma.
Já o sistema de gestão financeira, por sua vez, oferece soluções mais práticas para gerenciar o fluxo financeiro do negócio e também permite a automatização de algumas tarefas.
Além disso, esses softwares permitem que colaboradores sejam capazes de editar informações, caso seja preciso.
Essas soluções tecnológicas possuem uma faixa de valores bem variada, o que permite que cada negócio consiga encontrar uma opção de acordo com o seu orçamento.
6- Faça gerenciamento de estoque
Ao avaliar o fluxo de caixa, a empresa também terá mais informações para fazer o gerenciamento do seu estoque.
Quando a empresa fizer a apuração sobre as vendas, é possível ver quais são os produtos mais comprados e como anda o desempenho da rotatividade dos produtos.
Verificando essas informações, é possível apurar detalhes importantes sobre o comportamento do cliente e avaliar se o espaço destinado para o estoque da empresa está de acordo com a demanda que ela possui.
Se estiver vendendo pouco, talvez seja necessário redefinir o mix de produtos para diminuir a compra de mercadorias menos vendidas.
Ou, então, se essas alterações não forem suficientes, reduzir um pouco o tamanho do espaço para estocar os produtos pode ser uma solução.
7- Defina suas metas
Agora que a empresa já possui o necessário para otimizar o seu fluxo de caixa, resta apenas definir as metas que deseja alcançar.
Continue traçando planejamentos de forma organizada e fazendo controles rigorosos, com períodos pré-estabelecidos para que as análises futuras sejam mais fáceis de fazer.
Elabore projeções periódicas para monitorar a evolução dos negócios da empresa e para fazer ajustes nas tarefas e também nos objetivos, caso seja necessário.
Lembre-se sempre de comparar as projeções com os números reais, pois é isso que garante se o objetivo inicial foi alcançado ou não.
A tecnologia pode ser uma excelente aliada para coletar dados que sejam importantes para o estabelecimento e, por isso, buscar automatizar as tarefas pode ajudar a identificar e corrigir possíveis erros.
Invista em terminais de atendimento moderno, softwares de automação comercial, terminais de consulta, balanças, entre outros recursos.
À medida em que a empresa se adaptar a esta nova rotina, será muito mais fácil definir as metas futuras e até mesmo tomar decisões para aquelas que já foram estipuladas.
Conclusão
A organização do fluxo de caixa é o que ajudará a empresa a fazer o planejamento do que ela precisa desembolsar com base naquilo que conseguiu faturar.
Por ser uma atividade tão essencial para o comércio, é preciso que esses valores sejam muito bem apurados para não comprometer as ações da empresa e, por isso, é preciso tomar algumas precauções.
Fazer planilhas bem detalhadas, levando em consideração os gastos mais importantes e levando em conta os ganhos atuais e futuros, é a melhor forma de fazer a avaliação do fluxo de caixa.
Tão importante quanto isso é usar os recursos certos para fazer essas tarefas. Afinal, é muito difícil que alguém consiga fazer todo o levantamento sem a ajuda de uma equipe de trabalho colaborando.
Além disso, é igualmente complicado fazer isso sem a ajuda de tecnologias como, por exemplo, os softwares de gestão financeira, já que, por ser um trabalho muito complexo, pode facilmente haver confusões na hora do levantamento manual.
E não estamos falando apenas de ter maior precisão para apurar dados, mas também de ter maior velocidade para realizar essa tarefa. Afinal, fazer um trabalho manual requer muito tempo, que pode ser reduzido com a ajuda desses sistemas.
Ao organizar tudo que a empresa precisa e após antecipar todos os gastos e ganhos que ela terá dentro de um determinado prazo, será necessário definir o seu planejamento.
Por fim, continuar mantendo a organização é o que ajudará a empresa a aperfeiçoar os seus serviços, identificar possíveis erros e, desta forma, conseguir aumentar o seu faturamento.
