- O inventário de estoque é uma lista que o estabelecimento faz por meio de uma contagem dos produtos que ele possui disponíveis em seu acervo.
- Nessa lista, as mercadorias são classificadas considerando a sua quantidade e divididas em categorias como, por exemplo, alimentos, limpeza e higiene.
- Quando uma empresa faz esse tipo de organização em suas lojas, isso a ajuda a tomar decisões em relação ao planejamento estratégico de seu negócio.
- Por isso, os comércios varejistas devem fazer o inventário, pois ele ajuda no desempenho de diversas tarefas básicas de um estabelecimento.
O inventário de estoque é uma etapa de organização dos produtos que é feita no comércio varejista na qual a equipe de uma loja contabiliza a quantidade de produtos disponíveis, identifica cada um deles, classifica-os em categorias e avalia seu valor. As empresas executam essa tarefa com uma boa frequência para verificar se possuem em seu acervo os itens que acreditam possuir e, desta forma, podem identificar se houve perdas ou extravios.
Esta é uma tarefa muito difícil de ser feita, pois é necessário fazer a checagem de todo o acervo do estabelecimento e, para isso, os comércios varejistas precisam ter um rigor muito grande para que a listagem dos itens seja feita corretamente. Por isso, é fundamental garantir que haja organização e controle das mercadorias na loja, além de usar alguns recursos tecnológicos que possam tornar o processo mais fácil e eficiente.
Mas não basta saber de forma superficial sobre a necessidade de fazer inventário nos pontos de venda, é preciso aprofundar nesse tema e compreender a sua importância com maiores detalhes. Neste texto, iremos compreender melhor qual é o papel dessa função na organização dos pontos de venda e também veremos algumas dicas sobre como fazer essa tarefa de uma maneira mais eficiente para que ela gere maiores benefícios para a empresa.
A Importância do Inventário de Estoque
Ao fazer o inventário de seu estoque, a empresa consegue obter uma lista com informações detalhadas sobre suas mercadorias. Com esses dados, ela pode identificar a quantidade de produtos disponíveis, se há necessidade de fazer a reposição deles e se é preciso desocupar o espaço que ocupam no acervo. Ou seja, isso ajuda na tomada de decisões estratégicas nas vendas e serviços que podem ser oferecidos para o público consumidor.
Fazer o inventário do estoque de uma loja é uma etapa importante para a organização de um negócio, pois tanto o controle da entrada quanto o da saída de produtos depende desta tarefa. Mas não para por aí, pois uma contagem bem feita das mercadorias pode ter diversas utilidades para a administração do ponto de venda, auxiliando na gestão de compras, na reposição e controlando deteriorações, perdas e até mesmo furtos de itens.
No entanto, a importância de cumprir essa tarefa não restringe os seus benefícios apenas para a gestão da empresa, mas também proporciona boa qualidade no serviço da loja. Para o cliente, ela pode contribuir com melhorias, pois ajuda a garantir que ele encontre o produto que foi anunciado. Também auxilia o comerciante na adoção de medidas para os produtos em maior quantidade e com baixo giro, que podem se converter em promoções.
Por controlar perdas de produtos (o que geraria prejuízo para o estabelecimento) e ajudar a definir estratégias que ajudam a melhorar as vendas, o inventário de estoque não só contribui para a organização do ponto de venda, como também ajuda na saúde financeira do negócio. Além disso, é muito mais fácil para uma loja repassar os dados fiscais para o governo quando a coleta deles já foi feita previamente através da contagem dos itens.
Tipos de Inventários de Estoque
Existem alguns tipos diferentes de inventários de estoque possíveis de serem feitos, mas três deles são mais comumente utilizados dentro do comércio varejista. A diferença entre cada um deles se deve basicamente à frequência com que os produtos de uma loja são listados. O tipo correto para ser usado depende da infraestrutura do comércio varejista e do que ele pretende averiguar ao realizar a tarefa.
Entre os tipos de inventário de estoque, os três mais comuns que nós podemos citar são o rotativo, o periódico e o permanente, cujas principais características são as seguintes:
Inventário de Estoque Rotativo
Empresas com alto giro de mercadorias precisam fazer o inventário de estoque com uma frequência pré-definida para que os dados dos produtos nunca fiquem desatualizados. Esse é o tipo chamado de rotativo, cuja regularidade na contagem pode variar de acordo com cada ponto de venda, mas pode ocorrer diariamente, semanalmente, mensalmente, etc.
Inventário de Estoque Periódico
O inventário de estoque periódico não possui uma frequência pré-definida, mas deve ser feito ao final de um determinado período, no momento em que a empresa desejar atualizar as informações de seu sistema. Isso é especialmente útil para medir resultados a fim de fazer balanços financeiros ou de verificar problemas que precisam ser melhorados.
Inventário de Estoque Permanente
O inventário de estoque permanente é um processo feito de forma automatizada. Por meio de recursos digitais, o status do produto é atualizado sempre que há uma movimentação relacionada a ele. Esse método ocorre de forma contínua e não possui prazo para ser encerrado.
Como Fazer o Inventário de Estoque
A empresa deve definir algumas medidas para fazer o inventário, pois além disso facilitar todo o processo, é impossível fazê-lo sem ter organização. Entre algumas etapas às quais é importante estar atento, é possível destacar:
- Defina uma boa data: É sempre mais fácil para o estabelecimento fazer o inventário em dias de menor movimento, como por exemplo em fins de semana. Dessa forma, a equipe tem mais tempo para se dedicar à tarefa, o que torna todo o processo mais tranquilo e descomplica até mesmo na hora de relacionar os itens.
- Mantenha a organização: Todo o processo fica mais complicado quando as coisas estão fora de ordem: separar caixas no estoque, mercadorias nas prateleiras, armários, etc. Se os produtos forem ordenados no estoque em categorias, como alimentação, limpeza e higiene pessoal, e as mercadorias ultrapassadas forem isoladas, a contagem dos itens ficará bem mais fácil de fazer.
- Forneça Descrições sobre os Itens: Depois de separar os produtos por categorias, o próximo passo é fornecer descrições detalhadas sobre cada um, como suas dimensões, peso, cor e quaisquer outras características que possam ser relevantes.
- Certifique-se dos números: Mesmo que a contagem manual seja trabalhosa, ela precisa ser feita e os números devem ser verificados para ter certeza de que não houve nenhum erro. Portanto, pode ser preciso fazer o balanço total mais de uma vez.
- Mantenha os cálculos atualizados: O inventário é uma forma de manter os números do estoque sempre atualizados e, como sempre há saída e entrada de produtos em um estabelecimento, é necessário verificar regularmente todos os dados.
- Use a tecnologia: Um sistema de gestão digital para supermercados pode ajudar a manter os números sempre atualizados. Isso pode ajudar a poupar muito tempo e energia no desempenho dessa atividade.
Conclusão
O inventário de estoque é um tipo de procedimento feito nos comércios varejistas com o objetivo de listar, contar e categorizar os produtos disponíveis no acervo. Através disso, os estabelecimentos podem verificar se a mercadoria está de fato presente no acervo. Por meio desse tipo de análise é possível detectar perdas, danos e extravios nos itens, e verificar se há excesso ou escassez de cada um deles.
Isso ajuda as empresas na gestão de compra de mercadorias e em sua reposição, no controle dos itens e na emissão de informações fiscais que precisam ser repassadas para o governo. Por causa disso, o inventário de estoque tem uma grande importância para o planejamento estratégico no abastecimento e nas vendas das empresas do comércio varejista.
Existem vários tipos de inventário, mas três deles são os mais usados: um é o rotativo, que define um período para a listagem de rotina dos produtos, sendo uma forma de manter os dados das mercadorias sempre atualizadas. O outro é o periódico, que é feito após o término de um determinado prazo para realizar balanços financeiros da loja ou para verificar problemas. E o último é o permanente, que usa a tecnologia para atualizar o status dos itens automaticamente.
Por ser algo complexo e tão importante para o comércio varejista, é importante buscar meios de simplificar e tornar os inventários de estoque mais eficientes. Para isso, a empresa deve ter em mente que os principais pontos a serem levados em consideração na hora de desempenhar esta tarefa são a organização, a dedicação para manter a coleta de dados atualizada e usar os recursos tecnológicos para tornar esta etapa mais fácil e eficaz.
Entre algumas medidas possíveis possíveis de serem adotadas, estão: fazer o inventário em dias de menor movimento na loja; manter o estoque organizado e dividido em categorias; fornecer descrição sobre as características dos produtos; fazer a recontagem de todos os itens para garantir o sucesso da tarefa; manter todos os dados sempre atualizados e usar a tecnologia para realizar a tarefa de forma mais simples e eficaz.
